Despacho  nº 39303/CONDOC/ANM/2024

Processo: 48051.002116/2024-90

Interessado(s): Gabinete do Diretor Geral

Destinatário(s): Superintendência de Gestão Administrativa

À Superintendência de Gestão Administrativa,

Em atenção ao Despacho 39160 (SEI nº 11951861), informo que:

O processo 27225.006648/1965-86 foi disponibilizado através do SEI, por esta Coordenação, em 07/03/2024, às 21h23min, à CPI da Braskem, em seu inteiro teor, conforme imagem abaixo e demandado através da NOTA TÉCNICA SEI Nº 1665/2024-GT-SAL/SFI-ANM/DIRC:

Imagem - Disponibilização do link através de e-mail

Na segunda-feira, 11/03/2024, às 14:01, recebemos a informação, através de colaboradora da equipe do Protocolo, via teams, de que a CPI não conseguiu acessar os autos.

Esta limitação de acesso através do SEI ocorre, provavelmente, pela extensão do processo, atualmente com mais de 177 pastas. Tal limitação ocorreu também com a CGU e a AGU, e na ocasião, diante da situação, esta Coordenação providenciou a geração de arquivo zip integral do processo até 11/01/2024.

Cumpre ressaltar que, à época, a ANM estava em transição de contrato de suporte de TI, e pela situação das demandas, o Coordenador Substituto tomou a decisão de realizar a tarefa manualmente, fora de horário regular de expediente e atendimento, exigindo cerca de 30h de trabalho, entre os dias 04/01 e 10/01/2024, para a geração da primeira versão.

Visando atender a CPI o mais brevemente possível, o Coordenador Substituto providenciou o incremento da pasta do OneDrive disponibilizada à CGU, com os documentos posteriormente acrescentados entre 10/01/2024, e a solicitação pela CPI, em 11/03/2024, o que exigiu cerca de 4h de trabalho, entre conferência dos autos e upload dos arquivos para a pasta.

Às 18:02 foi encaminhado o link para o e-mail cpibraskem@senado.leg.br, conforme solicitado. Na terça-feira, 09:27 fomos informados da impossibilidade de acesso através do e-mail informado. Às 09:35 foi enviado novo e-mail aos solicitantes. 

A correspondência entre o Protocolo/ANM e a CPI está disponivel para consulta através do documento E-mail (SEI nº 11956577).

O erro de acesso persistiu, conforme informado por contato telefônico realizado às 15:25, e novamente os links foram encaminhados, desta vez diretamente através do OneDrive às 15h35min aos emails informados pela equipe da CPI, conforme E-mail (SEI nº 11956986) e E-mail (SEI nº 11956988). Em contato telefônico às 16:36 houve a confirmação, por parte da CPI, de que conseguiram o acesso aos arquivos através do link enviado.

Com relação a ausência do verso dos documentos (documentos nºs 8050785, 8050796,8050806, 8050815 e 8051030), informamos que a Agência Nacional de Mineração mantém contratos de digitalização com empresas especializadas em Gestão Documental.

O processo  27225.006648/1965-86 faz parte do escopo do Contrato nº 01/2021 (Documento público SEI/ANM 2229443). Os autos foram digitalizados pela Empresa PA Arquivos, e se encontram em Guarda Externa junto à empresa, com sede à Av. Conselheiro Zacarias, 103 - Mares, Salvador - BA, 40445-080.

O Termo de Referência prevê que:

10. INFORMAÇÕES RELEVANTES PARA O DIMENSIONAMENTO DA PROPOSTA
10.1.
Em relação aos processos e documentos da ANM, a CONTRATADA deve estar ciente que:

[. . .]

VIII -
Documentos em frente e verso;

[. . .]

5.10.24.
O software de captura da Contratada deverá permitir o descarte de imagens indesejáveis, tais como páginas separadoras e versos em branco, bem como a inserção e reordenação de páginas nos documentos integrantes do lote digitalizado, para garantir a sequência e integridade dos processos digitalizados.

Entretanto, é sabido que os processos da Agência são muito antigos, o que pode ocasionar erros de leitura na captura do software. A captura da imagem digitalizada dos documentos é feita de forma automática pelas empresas, utilizando aparelhos scanner de alta velocidade.

Importante salientar que já foram feitas a digitalização de 17 milhões de páginas, sendo impossível para a ANM conferir uma a uma, e que o índice de erros em relação às imagens digitalizadas é ínfimo frente ao total, sendo corrigidos à medida em que são detectados pela equipe de conferências e/ou servidores da ANM.

Diante da ocorrência, encaminhamos à Contratada o E-mail (SEI nº 11955314), exigindo a imediata conferência da digitalização e a disponibilização dos autos à CPI.

Reforçamos, apenas, que os processos da ANM se encontram acondicionados em empresas de guarda externa de documentos de grande porte, que mantêm os processos em galpões, acondicionados em caixas-arquivo, que demandam o acesso através de maquinários, conforme imagens ilustrativas abaixo:

Imagem ilustrativa de galpão de empresa de armazenamento de documentos

Imagem ilustrativa de galpão de empresa de armazenamento de documentos

Imagem ilustrativa de galpão de empresa de armazenamento de documentos

Esta Coordenação coloca-se à disposição para atender à SGA/DG/CPI da forma que considerarem mais conveniente, seja concedendo acesso às dependências da empresa, para consulta dos autos físicos, seja solicitando a remessa imediata dos autos através de SEDEX diretamente para a CPI.

Respeitosamente,

Documento assinado eletronicamente por Carla Viganigo Rangel de Castilhos, Coordenadora Nacional de Gestão Documental, Protocolo e Expedição, em 13/03/2024, às 20:33, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site www.gov.br/anm/pt-br/autenticidade, informando o código verificador 11963962 e o código CRC 0C4B1D5A.